PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

AHORRA RECURSOS Y MEJORA LA EXPERIENCIA DEL ESTUDIANTE MEDIANTE UNA ÓPTIMA ASIGNACIÓN DE HORARIOS, AULAS Y DOCENTES

¿Le ocurre a tu institución que la planificación del próximo período académico pareciera ser cada vez más compleja y demandar cada vez más tiempo?

¿Y que, pese al esfuerzo, siempre les queda la impresión de estar subutilizando las salas de clases? ¿O que los estudiantes se quejan de sus horarios, porque tienen que esperar largas horas entre una clase y otra?

¿Qué hace?

Cuando una institución ha definido los cursos que impartirá en el próximo período académico,

el software especializado uPlanning le ayuda a determinar el número y tamaño óptimo de las secciones para cada curso, además de asignar horarios, aulas y docentes para cada sección.

Todo ello utilizando nuestros propios algoritmos,

los que maximizan el uso de las aulas y demás infraestructura física existente, evitan las interferencias de horario para los estudiantes y minimizan los “tiempos muertos” entre cursos, tanto para alumnos como para docentes.

En el nuevo escenario generado por el COVID-19, las instituciones de educación superior han requerido reformular radicalmente sus planificaciones académicas. uPlanning hace posible abordar de manera rápida y eficiente este desafío, permitiendo elegir modalidades de enseñanza (presencial, online o mixta), liberar restricciones de aulas o de horarios para cursos que han pasado a modalidad online, reducir la capacidad de alumnos por sala (para cumplir con los protocolos sanitarios) y asignar tiempo para aseo y desinfección de espacios, entre otras acciones.​

Beneficios

Al usar uPlanning, los algoritmos ejecutan de manera fácil y rápida las complejas tareas de la planificación académica, lo que permite completar este proceso en mucho menos tiempo, además de generar fácilmente diferentes alternativas de planificación, para elegir la más conveniente.

Pero aún más importante: los resultados obtenidos son significativamente mejores, lo que suele aportar importantes beneficios a las instituciones:

Ahorro de recursos

Al minimizar el número de secciones por curso se reduce el número de aulas y de docentes requeridos para impartir los cursos.
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Además, la digitalización del proceso de planificación suele producir ahorros significativos de tiempo para los equipos humanos de la institución.

Incremento en la matrícula

Al mejorar la ocupación de su infraestructura física, la institución puede acoger un mayor número de estudiantes...
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lo que puede contribuir a mejorar el cumplimiento de su misión y también a generar mayores ingresos.

Mejor experiencia del estudiante

Menores tiempos de titulación, producida por horarios que minimizan las incompatibilidades...
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o “choques de horario” y también las “horas muertas” entre una clase y otra.

Mejor experiencia del docente

Los horarios también se compactan en función de los docentes.
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Facilidad para hacer ajustes

A la planificación, pues siempre surgen imprevistos que obligan a reasignar algún aula, horario, docente u otra variable.
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Y uPlanning permite modificar la planificación de manera rápida, fácil y optimizada.

Mejor gestión organizacional

Los datos generados por la planificación son enviados automáticamente a todas las áreas de la organización que los requieren...
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además de quedar almacenados en un sistema único, lo que facilita su uso posterior para todo tipo de análisis.

Cómo Funciona

El proceso de planificación académica se inicia cuando una institución define los cursos que impartirá en el próximo periodo, como también las aulas (y demás instalaciones físicas), jornadas y módulos de horario con que contará para impartirlos.

Aunque el uso de uPlanning puede variar según cada institución, típicamente considera los siguientes pasos principales:

Los algoritmos de uPlanning funcionan en base a datos que deben ser proporcionados por la institución: número y capacidad máxima de las aulas, tiempo requerido para ir de un espacio a otro, total de cursos que serán impartidos, etc.

Durante esta fase, los equipos de uPlanner y de la institución trabajan juntos revisando el formato y contenido de los datos generados por la institución, definiendo los mecanismos que permitirán su uso por parte de uPlanning y realizando la carga inicial de datos en el sistema.

Toda institución de educación superior ha definido ciertas reglas para realizar su planificación académica (aunque ésta se realice sin ayuda de software especializado). Ellas pueden incluir la definición de un máximo de alumnos por sección (por razones pedagógicas), la posibilidad (o impedimento) de integrar secciones con alumnos de diferentes carreras o la posibilidad (o impedimento) de que los cursos de cierta unidad académica se impartan en aulas de otra unidad académica, entre muchas otras.

En esta fase los equipos de uPlanner aportan su visión experta sobre mejores prácticas y van analizando, junto a la institución, cada posible regla para decidir sobre su incorporación a la planificación académica en curso. Cabe mencionar que uPlanning puede incorporar una serie de reglas específicamente diseñadas para responder al nuevo escenario definido por el COVID-19.

A partir de los datos que tiene la institución sobre alumnos matriculados en cada nivel de cada carrera, las tasas históricas de aprobación de cada curso y otras variables, uPlanning genera predicciones sobre el número de alumnos que tomará cada curso en el período académico que se está planificando.

En base a los datos y reglas señalados, los algoritmos de uPlanning generan el número mínimo de secciones posibles para cada curso, lo que minimizará la infraestructura física (aulas y otros espacios) y el número de docentes requeridos para el periodo académico que se está planificando.

Los algoritmos de uPlanning asignan horarios, aulas y docentes para cada sección, minimizando los choques de horario para los estudiantes de las diversas carreras, evitando incompatibilidades de horario o aula para los docentes, minimizando las “horas muertas” (tanto para estudiantes como para docentes) y asegurando que el total de horas asignadas a cada docente se ajuste a los mínimos y máximos que establece su contrato.

Es habitual que las planificaciones académicas (hechas con o sin la ayuda de software especializado) no logren asignar horarios, aulas y docentes al total de cursos y secciones requeridos –ajustándose a las reglas de planificación definidas– quedando algunas secciones sin poder planificarse.
Para completar la planificación, la institución puede modificar sus parámetros y reglas iniciales y volver a ejecutar uPlanning para generar rápidamente una nueva versión de la planificación. Y repetir este procedimiento tantas veces considere necesario, hasta elegir la versión que considere más conveniente. Por último, uPlanning también ofrece la opción de planificar las últimas secciones de manera individual, asignándoles horarios, aulas y docentes, a criterio del responsable de la planificación.

Completada la planificación académica, todos los datos asociados a ella pueden ser exportados desde uPlanning a las demás áreas funcionales de la organización que los requieran y que operen con sistemas ERP, SIS, LMS, Microsoft Teams u otros.

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