RESERVA DE INSTALACIONES

OPTIMIZA EL USO DE INSTALACIONES Y OTROS RECURSOS COMPARTIDOS MEDIANTE UN SISTEMA DE RESERVAS ONLINE

En su institución, ¿Se quejan los estudiantes de que es complicado y burocrático reservar un laboratorio? ¿O una sala de trabajo grupal? ¿O incluso una cancha de fútbol?

Por otra parte, ¿Se lamentan los responsables de las instalaciones y equipos de no contar con información precisa y sistematizada sobre el uso de todos estos recursos?

¿Qué hace?

El software especializado uBooking le permite a estudiantes y docentes

visualizar todos los recursos compartidos que ofrece su institución educativa y reservarlos para su uso. Lo que puede incluir desde auditorios, talleres y softwares con números limitados de licencias hasta piscinas y equipos de amplificación, entre muchos otros.

Para hacer reservas o consultar el estado de éstas, los usuarios pueden acceder a uBooking

a través de un sitio web o de una aplicación móvil. También pueden recibir notificaciones de aprobación o cambio en sus reservas mediante correos electrónicos, SMS o a través de la plataforma uExperience. O bien, consultar pantallas que entreguen esa información, especialmente dispuestas para ello en lugares concurridos del campus, de manera similar a cómo se hace en los aeropuertos.

En la institución, los responsables de los recursos de uso compartido pueden definir,

para cada uno de éstos, sus reglas de uso y sus reglas de asignación de reservas. Por ejemplo, definir si un cierto recurso será de reserva inmediata online o requerirá de confirmación, si su uso estará restringido a ciertos usuarios (ej: sólo para docentes), si la reserva debe realizarse con un tiempo mínimo de antelación, etc.

Beneficios

Para los usuarios de las instalaciones y demás recursos compartidos, uBooking facilita significativamente la gestión de reservas. Especialmente en comparación con cuando las reservas se manejan a través de peticiones informales, en persona o a través de correos electrónicos.

Además de lo anterior, uBooking suele aportarle a los usuarios otros importantes beneficios:

Informa sobre los recursos disponibles

Con mayor frecuencia de lo que se cree, muchos estudiantes y docentes no conocen los recursos...
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que la institución pone a su disposición y, sólo por eso, no los utilizan.

Ofrece alternativas

Que el usuario desconocía. Por ejemplo, si un estudiante estaba intentando reservar una sala para trabajo grupal en la biblioteca...
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uBooking puede ofrecerle salas disponibles en otro edificio de su facultad, que él no sabía que existían.

Establece un trato equitativo

Entre todos los usuarios, pues las reservas son asignadas en base a reglas conocidas, que aplican por igual a todos.
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Con ello se evitan conflictos, que pueden ser bastante comunes, sobre todo en relación a aquellos recursos con mayor demanda.

Todo lo señalado incrementa el uso de los recursos disponibles en la institución, lo que trae consigo un mejoramiento en la experiencia y satisfacción de estudiantes y docentes.

Mejora la gestión de la infraestructura y el equipamiento

Aporta información clave sobre el uso de los recursos existentes...
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orientando las inversiones futuras hacia aquellos ámbitos más demandados por los usuarios. En suma, le permite a la institución tomar decisiones basadas en datos y no en percepciones subjetivas.

Cómo Funciona

En uBooking existen dos ambientes claramente diferenciados. Por un lado están todas aquellas funciones utilizables por parte de la institución educativa, específicamente por los funcionarios responsables de la gestión de los recursos de uso compartido. Y por otro están aquellas funciones concebidas para los usuarios de dichos recursos, habitualmente estudiantes y docentes.

Como primer paso, la institución debe definir la lista de instalaciones, equipos y demás recursos que pondrá a disposición de sus estudiantes y docentes, para ser utilizados mediante un sistema de reservas. Los pasos que siguen para utilizar uBooking pueden variar según los requerimientos de cada institución, aunque típicamente consideran los siguientes:

Los responsables en la institución ingresan a uBooking la información requerida para cada uno de los recursos compartidos: capacidad (máximo de usuarios que pueden usarlo simultáneamente), horarios en que puede utilizarse, etc.. Si la institución lo requiere, pueden definirse algunas relaciones entre diferentes recursos (ej.: dejar asociados un aula con un proyector, pero permitir que se reserven tanto de manera simultánea como independiente).

En cuanto a las aulas de clases, laboratorios y otros recursos similares, ellos suelen cargarse inicialmente con las asignaciones asociadas a los cursos que se impartirán en el próximo período académico, dejando sólo algunos horarios disponibles para ser reservados por otros usuarios. Si la institución realizó su planificación académica utilizando uPlanning, la carga de estos datos puede hacerse de manera automática.

Para cada recurso ingresado al sistema, los responsables definen los criterios con que se regulará su uso y se asignarán sus reservas, como por ejemplo:

  • Tipos de usuario que pueden usarlo (ej.: sólo estudiantes de primer año, sólo profesores de una determinada facultad, etc.).
  • Jerarquías o privilegios entre tipos de usuario (ej.: entre una reserva solicitada por un docente y una por un estudiante, se privilegiará la primera).
  • Número máximo de reservas que puede realizar cada usuario durante un cierto período (ej.: un mismo estudiante sólo puede usar un cierto equipamiento 2 veces por mes).
  • Tiempo mínimo de anticipación para hacer una reserva.
  • Tiempo máximo de uso.
  • Etc.

A través del sitio web o de la aplicación móvil, cualquier usuario habilitado puede ingresar a uBooking y buscar el recurso que necesita, en la fecha y hora de su interés. Luego de realizar su reserva, ella podrá ser aprobada de inmediato o bien requerir de su revisión y posterior aprobación por parte del funcionario responsable, según lo haya definido la institución.

Si la institución lo requiere, uBooking permite asociar costos y centros de costo a cada recurso. Y utilizar dicha información para gestionar y/o monitorear el uso de dichos recursos.

Poco antes de un evento, uBooking puede utilizarse para enviar a todos sus usuarios o asistentes potenciales un recordatorio del evento y una invitación a registrarse previamente (check-in). Aún cuando este registro previo no sea obligatorio para asistir a un evento, se ha demostrado que es una herramienta muy eficaz para aumentar la asistencia (especialmente a eventos extracurriculares) y para levantar información sobre los usuarios de cada recurso.

Luego de realizada una reserva, uBooking puede comunicarse con el usuario para confirmarla, recordársela poco antes de su uso o comunicarle algún cambio en ésta (ej.: cambio de sala, horario, etc.). Según lo definan la institución y cada usuario, dichas notificaciones pueden ser enviadas por correo electrónico, SMS o a través de uExperience (en caso que la institución utilice también este software). O bien, directamente notificadas y agendadas en Google Calendar u otra agenda que utilice el usuario.

Lo anterior puede complementarse con pantallas que informen sobre los recursos y sus reservas programadas, dispuestas en lugares de alto tráfico, de manera similar a como se hace en los aeropuertos. Cada pantalla puede programarse para desplegar sólo los recursos pertinentes al lugar donde esté ubicada como también para complementar la información de reservas con imágenes, videos u otros contenidos de interés.

Los responsables de las instalaciones y equipamientos pueden monitorear en tiempo real los recursos disponibles y las reservas aprobadas. También pueden actualizar continuamente la base de datos de recursos disponibles, incorporando recursos nuevos, modificando su disponibilidad u otras características, eliminando recursos dados de baja, etc.. Además, pueden analizar los datos de utilización de cada recurso para modificar sus reglas de uso (ej.: restringir el tipo de usuarios de un recurso con demanda excesiva de reservas).

Durante su uso uBooking va generando información permanente sobre el uso efectivo de instalaciones, equipamientos y demás recursos de uso compartido, reportando porcentajes de utilización, tipos de usuarios, etc.. Todo lo cual aporta evidencia a la institución para orientar de mejor manera sus inversiones futuras en infraestructura y equipamientos.

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