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USO DE UPLANNING EN LA UNIVERSIDAD DE WASHINGTON

La optimización de la planificación académica hizo innecesaria la construcción de un edificio entero.
Cuando ya estaba aprobada la construcción de un edificio nuevo, el sólo mejoramiento en las tasas de utilización de las aulas y demás espacios existentes hizo innecesaria una inversión muy cuantiosa.

Establecida en 1861 en Seattle, la Universidad de Washington (UW) es una de las más antiguas y reputadas universidades públicas en la costa oeste de Estados Unidos. En total, alberga cerca de 46 mil estudiantes en sus cerca de 500 edificios y más de 20 millones de pies cuadrados de superficie disponible, en donde disponen de 26 bibliotecas, el edificio de oficinas Torre UW, centros de arte, museos, laboratorios y centros de conferencias, entre otros.

En 2017, la Universidad se encontraba evaluando la posibilidad de construir un nuevo edificio para responder a la creciente demanda de aulas que planteaba su número creciente de estudiantes. Antes de comenzar la construcción, sin embargo, se propuso realizar la planificación académica para el edificio nuevo, para identificar cómo se utilizarían sus aulas y cuáles serían los posibles horarios de los cursos.

El Desafío

Para maximizar la eficiencia del uso de espacios y asignación de cursos, UW ya había propuesto una nueva política de gestión de tiempo que requería que las escuelas equilibraran su uso de infraestructura mediante la extensión de nuevas horas disponibles. No obstante, los efectos de esta política no habían sido estudiados plenamente y había incertidumbre sobre su impacto en las escuelas.

UW quería identificar qué departamentos se verían más afectados por el aumento de horas tras la construcción de un nuevo edificio, cuál sería el impacto en sus áreas de administración y planificación, y detectar mejores prácticas que contribuyeran a aumentar el impacto deseado de estos cambios.

Para lo anterior, la universidad necesitaba comprender cómo se estaba utilizando realmente su infraestructura, analizando todos los datos relacionados con el tema. Fue para esta tarea que contrató a uPlanner, quienes comenzaron por realizar una asesoría orientada a determinar cómo sería el uso de las nuevas aulas, Luego implementaron su solución de planificación académica uPlanning, con la que levantaron información clave, la analizaron y generaron propuestas optimizadas para la asignación de aulas y definición de horarios.

Trabajo Realizado

uPlanner trabajó directamente con la oficina de registro de UW, buscando comprender en profundidad las políticas de gestión de infraestructura de la universidad. Luego utilizaron uPlanning para analizar datos de los últimos seis meses, identificando patrones y problemas en los procedimientos de asignación, como también posibles soluciones.

Como producto de dichos análisis, se decidieron algunos cambios en los criterios y procedimientos utilizados para la planificación académica, tales como:

● Definir los espacios disponibles en función de tipos de uso posible (en lugar de otras características descriptivas), para mejorar la descripción de las solicitudes y proporcionar una mejor coincidencia con la demanda actual de infraestructura.

● Asignar privilegios de solicitud de sala por función antes que solicitudes de sala específicas, ya que esto amplía las opciones de asignación.

● Proporcionar incentivos a los departamentos para que hagan solicitudes de instalaciones sin especificar el horario, ya que esto brinda flexibilidad para encontrar un buen ajuste en los horarios menos utilizados.

Lo primero que hizo uPlanner fue realizar un diagnóstico acabado de las prácticas de planificación académica que estaba utilizando UW. Sólo entonces se decidió la implementación de uPlanning.

Los Resultados

  • Tras tres meses de implementación

    uPlanning le permitió a la UW identificar las escuelas que tenían más problemas de asignación de cursos y espacios, y los cuellos de botella relacionados con infraestructura. También le permitió conocer otros aspectos cruciales que le servirían para rediseñar nuevos criterios y procedimientos para la gestión de horarios.

  • El análisis de datos objetivos ayudó a detectar oportunidades de mejora

    en la utilización de la infraestructura existente, las que fueron presentados a la junta directiva de la universidad quienes, a la luz de la evidencia presentada, decidieron que era innecesario construir el nuevo edificio que se había proyectado.

  • Actualmente

    la Universidad de Washington tiene una política eficiente de asignación de cursos y espacios, que responde a las necesidades de sus escuelas y que le evitó incurrir en inversiones de infraestructura que probaron no ser todavía necesarias.