FRANCISCO TAFUR, GERENTE DE GESTIÓN ACADÉMICA DE ISIL

“Hemos visto que un horario mal elaborado aumenta la deserción estudiantil”
Al mejorar la planificación de horarios y asignación de aulas, ISIL no solo aumentó el número de cursos promedio que toma cada alumno en cada semestre: las secciones de estudiantes se compactaron, lo que permitió optimizar la asignación de docentes y ahorrar recursos.

Con más de 12.000 estudiantes en sus 4 campus, el Instituto San Ignacio de Loyola (ISIL) ubicado en Perú, ofrece 22 carreras profesionales y es la única institución en Perú que cuenta con el respaldo de la Accreditation Commission for Programs in Hospitality Administration (ACPHA) y que forma parte del Accreditation Council for Business Schools and Programs (ACBSP).

El primer semestre de 2015, con la intención de ofrecer una mejor oferta académica y servicios a sus estudiantes, ISIL comenzó una transformación total de la organización. Uno de sus objetivos era otorgarles mayor flexibilidad y personalización a los estudiantes para la conformación de sus horarios y carga académica, con la intención de potenciar su compromiso estudiantil y disminuir la tasa de deserción.

El Desafío

“Hemos visto que un horario mal elaborado aumenta la deserción estudiantil, por lo que destinar recursos a mejorar las opciones horarias que les estábamos ofreciendo a nuestros estudiantes resultaba fundamental”, explica Francisco Tafur, gerente de gestión académica de ISIL.

ISIL necesitaba ofrecer más opciones de horario para que sus estudiantes pudieran avanzar de manera eficiente en sus carreras.

Consciente de la importancia de mantener a sus estudiantes comprometidos y motivados con sus carreras, ISIL tomó medidas concretas para garantizar que ellos pudieran terminar su carrera en un tiempo adecuado.

“Si bien estábamos en los niveles de deserción promedio para la educación peruana, queríamos mejorar. Entonces, descubrimos que el alumno, en la medida que no avanza al ritmo que desea, o que sus capacidades se lo permiten, se convierte en un potencial desertor”. Fue así como ISIL decidió realizar una revisión exhaustiva a la manera en que estaban planificando sus horarios con el objetivo de ofrecer mejores opciones a sus estudiantes. Para esta tarea contrataron a uPlanner, que en 2018 comenzó a implementar uPlanning, una solución de planificación académica que apoya en la asignación de horarios, aiulas y docentes.

Trabajo Realizado

Basándose en el levantamiento de datos como el número de potenciales estudiantes por curso, el comportamiento de la toma de cursos en periodos anteriores y la disponibilidad de aulas y de docentes, los algoritmos de uPlanning lograron reducir el número total de secciones (grupos de estudiantes de un curso), aumentando su tamaño promedio. Todo lo cual permitió hacer un uso más eficiente de las aulas y demás infraestructura física disponible. Y optimizar la asignación de docentes, lo que redujo los costos operativos de la institución.

Además, al ofrecer horarios más compactos y sin interferencias, los estudiantes pudieron hacer un uso más eficiente de su tiempo, lo que mejoró su experiencia educativa general e impactó positivamente en la retención estudiantil. En este caso, el uso de uPlanning también produjo una reducción entre los tiempos promedio utilizados para trasladarse de un aula a otra.

uPlanning logró reducir el número de secciones (grupos de estudiantes de un mismo curso) y aumentar su tamaño promedio, lo que aumentó la eficiencia en el uso de las aulas y en el tiempo de los docentes.

Los Resultados

  • Tras tan sólo un mes de implementación de uPlanning

    ISIL comenzó a ver resultados, logrando una programación de cursos que se ajustaba mejor a las necesidades de los estudiantes.

  • “No solamente estamos usando de manera más eficiente el espacio,

    sino que podemos ver el resultado de eso reflejado en el servicio al alumno, la cantidad promedio de cursos por alumno matriculado, enrolados, enlistados, ha aumentado de 6,1 a 6,3. Entonces, obviamente, los alumnos están llevando más cursos si eso es posible, porque los horarios encajan mejor a sus necesidades. Eso es, para nosotros, importantísimo”, explica Tafur.

  • Junto con aumentar los cursos por alumno,

    la cantidad de alumnos por sección aumentó en 6%, subiendo de 30,5 en el 2º semestre 2017, a 32,3 en el 2º semestre de 2018. Todo esto se tradujo en un aumento desde 82,8% de alumnos de la cuota completa, a 93.3% (un 12% más).

ISIL logró aumentar en un 19% el total de alumnos por aula, incrementando en un 12% sus ingresos por concepto de matrícula. carreras.