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LA IMPLEMENTACIÓN DE UPLANNING EN ALIAT UNIVERSIDADES

Cómo la red de universidades más grandes de México centralizó y optimizó su compleja planificación académica
Con una trayectoria de 50 años, Aliat es la red de universidades más extensa de México, que agrupa siete instituciones educativas, treinta campus y más de cincuenta mil estudiantes en 18 estados del país.

La constante y pronunciada expansión de Aliat siempre ha constituido un desafío para la planificación eficiente de sus recursos a nivel institucional. En 2016 constataron que su crecimiento había complejizado la programación de espacios y recursos, y que la manera en que estaban definiendo las secciones (grupo de alumnos con un profesor) en cada curso y asignando horarios, aulas y docentes, era ineficiente.

Para ese entonces, Aliat realizaba su planificación académica de manera local en cada campus, con métodos manuales. Y la expansión de sus operaciones había hecho de esto una tarea muy compleja, que, comprometía muchas horas de los profesionales de la institución. Cuando comenzaron a buscar mejores alternativas para realizar estas tareas, resultó evidente que la solución que implementaran tenía que incorporar tecnología especializada.

El Desafío

Dada la reputación que tenía la institución y su expansión que no cesaba, Aliat definió que la solución que aplicaran debía ser de clase mundial y, además, flexible al cambio. También establecieron que, junto con centralizar la planificación horaria y de espacios y otros recursos, la herramienta que utilizaran debía permitirles visualizar y gestionar las diversas variables que intervenían en las decisiones de planificación y asignación.

En su búsqueda contactaron a uPlanner que, en primer lugar, realizó una asesoría para identificar el tipo de solución que Aliat necesitaba y luego, en conjunto, decidieron implementar la herramienta de planificación académica uPlanning.

Trabajo Realizado

Durante la asesoría, uPlanner detectó las principales necesidades de gestión y almacenamiento de datos que tenían las instituciones de Aliat y ayudó a sus equipos profesionales a comenzar a automatizar y estandarizar procesos. Luego, con la implementación de la solución uPlanning, se logró unificar el proceso de definición de secciones por curso, remplazando los procesos manuales y estableciendo nuevos procedimientos basados en datos e inteligencia artificial. Ahora, el nuevo proceso de planificación considera las siguientes etapas:

  • 1. Estimación de demanda esperada por plantel

    Las inscripciones se obtienen de acuerdo con los programas de estudio y el avance en el desarrollo académico de los estudiantes según el plan curricular. Esta información es evaluada y comprobada con los líderes académicos de cada campus y programa de estudio.

  • 2. Propuesta inicial de horario optimizado

    el que es compartido a nivel local para que los directores académicos propongan mejoras o establezcan cambios necesarios.

  • 3. Asignación óptima de aulas,

    considerando la capacidad instalada local, los requerimientos específicos de cada curso y la demanda estimada para cada sección de cada curso.

  • 4. Asignación de los mejores docentes del campus

    para impartir cada una de las materias programadas. Aunque cada campus decide sobre la asignación de sus docentes, Aliat ha definido como exigencia transversal el que todos ellos cuenten con evaluaciones de excelencia.

  • 5. Evaluación de indicadores de desempeño académico

    Para evaluar la calidad académica general se utiliza el índice Net Promoter Score, que mide la satisfacción del estudiante y la mejora en los indicadores de aprobación académica y de retención. Para evaluar la eficiencia operativa se analiza el aumento en el tamaño promedio de las secciones por curso, en la tasa de uso de las instalaciones y en la rentabilidad.

Los Resultados

La solución uPlanning ayudó a Aliat Universidades a optimizar su programación de recursos, aumentando en 77% el tamaño promedio de sus secciones de curso, en tres años.
  • Luego de incorporar los algoritmos de uPlanning

    a sus procesos de planificación académica, el tamaño promedio por sección (grupo de alumnos con un profesor) aumentó en 47% durante el primer año y en 77% en tres años (2016 a 2018), pasando de 13 a 23 alumnos, lo que representa enormes ahorros en utilización de infraestructura física y costo de docentes. Y ha habilitado a Aliat para redireccionar recursos a sus labores directamente relacionadas con la docencia.

  • Los cambios implementados trajeron también consigo mejoramientos

    en el desempeño docente, pues al simplificar y automatizar la planificación académica, se liberó parte importante del tiempo que dedicaban los docentes a estas tareas, lo que les permitió dedicar más tiempo a sus clases y sus estudiantes. También contribuyó a lo anterior el que la plataforma permite asignar las clases priorizando a los educadores mejor evaluados y que inspiran a los estudiantes.

  • Aliat menciona como un beneficio obtenido para estudiantes

    el que, tras la implementación de uPlanning se incrementó la interacción entre estudiantes de diferentes programas de estudio, lo que ha enriquecido la experiencia educativa de los estudiantes.